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事務処理システムのカスタマイズ編

 サンクスシェアでは、放課後等デイサービスの事業所さんに、事務処理システムを利用いただいています。
 エクセルマクロを使った自作です(^^)/
 確かに、業者の事務処理システムには及ばないところが多々あります。

 しかぁ~し、売りは、次の2つです!
  1. 必要な機能限定であること

  2. 使う側の要望に応えてカスタマイズできること

 使う側からすると、確かに便利な機能がたくさんあったとしても、使うのはたいてい限定された一部のみ。それならば、必要な機能だけに限定したシステムがあればいい!との発想です。
 そして、使うにつれて、当然、『あそこをちょっとこうしてほしい(^^♪』なんてプチ要望が必ず出るもの!このようなかゆいところに手が届く対応ができるのが自作システムのよさなのです!
 

 というわけで、今回、事業所さんからの次のようなご要望にお応えして、システムをプチ改良したのでした!

 月始めの請求処理はかなりバタバタするもの。その中の一つに「上限額管理」という処理があります。放課後等デイサービスでは、数か所の事業所を併用している子どもがけっこう多いのですが、保護者の負担には上限額が決められていて、その範囲内での負担が発生します。数か所利用している場合は、保護者がどの事業所にいくら負担をするのかその金額を振り分ける作業が発生するわけです。

 数か所を併用している子どもさんの事業所での負担額を、上限額を管理してる決められた事業所へFAX送信するのが、最初の処理になります。

 システムを利用いただいている事業所さんでは、毎月10か所ほどの事業所に対し、何名かずつの子どもたちの負担金額を始め、市町村番号や受給者証番号、保護者の氏名、子どもの氏名等を一人ひとり記入したFAX送信票を作成し送付していました。
 
『この手間がなんとかならないのか?』
 
とのことで、エクセルマクロを使って、請求金額を確定させた後に、ボタン一つで、10か所ほどの事業所へのFAXを一括印刷する機能を追加しました!
 このことにより、これまで何十分もかかっていた作業が、1分(印刷の待ち時間のみ)となりました
 

 現場の事務処理では、案外こういうことがたくさんあるのではないでしょうか?

 事務処理の方法を工夫すれば、もっと短い時間でやれることを、わざわざ時間がかかる方法で処理していて、「わたしがんばっています!」というのは、ほんとうにがんばっていると言えるのでしょうか・・・
わざわざ時間の無駄遣いをしているその作業
もう改めませんか?(^^)/

 事務処理で浮いた時間を、本来必要な『人材育成』の時間へとシフトすることが、ますます今後の事業運営に求めらている昨今です!
 お問い合わせは、サンクスシェアへ(^^)/
 
福岡市東区で障がい福祉サービスに携わる人を育てる会社
 合同会社サンクスシェア 2016年4月4日 創立

合同会社サンクスシェア

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